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访学申请必读:与国外教授邮件沟通技巧

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申请访问学者,需要申请联系教授,你首先要学会和国外教授邮件沟通的技巧,所谓细节决定成败,如果不了解其中的奥秘可能会直接影响到国外教授对你的看法。一起来学习下和国外教授邮件沟通的礼仪吧!希望也能为你的工作锦上添花。

邮件是永久性的

一旦你把它发出去了,就不可能再收回来了。只要教授收到了邮件,他就主宰了这封邮件的命运,或者保存,或者是把邮件转发给同事博取一笑(这是最糟的情况)——后果自负哦。

邮件要发到你被告知的邮箱里

检查,再检查,看“发送到”那一栏的地址是不是正确。仅仅因为你的亲人和你的教授的名字都是”Lynn”,也没有理由把你所有的爱都寄送到了Lynn教授那里吧。

教授可能不使用乱七八糟的邮箱系统

所以把邮件发送到他们真正在用的邮箱地址(一般以学校的官方邮箱为准)。(检查一下他们的个人摘要或者任务分配表来寻找一些线索。)

教授可能不会打开发自luckydogpig的邮件

他们更喜欢打开那些来自比较有名的邮箱地址,学校邮箱最好,you@theCruddyUniversityE-mailSystem.edu。

主题栏要紧扣主题

在主题栏要对这封邮件有一个简要的解释。千万不要包含一些要求,比如说“紧急请求–请立即回复”,可以很肯定的说,你的请求会像垃圾一样处理掉。

称呼很重要

最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授” (Dear Professor XXX)。这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他,并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs。”也不会显得像是个性别歧视者。

清楚简洁是最好的

你的教授每天会收到上百封邮件,所以如果你的问题很简洁明了那是最好的(一般把问题一条条列出来比较好)。如果你的问题表述的很详尽或者多层面的,最好在教授的办公时间面谈,这样教授就能够更有效地帮你解决问题。

告知教授已收到邮件

如果你的教授给你回答或者发送你需要的资料,一定要告诉他你已经收到了。这样,他们就会觉得你是个不错的、值得招收的学者。

这不是大声嚷嚷的争吵

邮件不要都用大写字母来写,因为这是一种在邮件中表达愤怒或者其他强烈的感情的方式。没有人喜欢喊叫的。

没有人真的喜欢表情符号和微笑符,真的!

这不是Facebook

你写给教授的邮件不要像你在朋友留言板上的留言一样。

重要提示:千万不要和你的教授开玩笑,这个时候,无论多可笑都不可以。

这不是写即时消息

所以不要像写短消息一样用单词的缩写形式,你绝对是在冒风险。

这不是校园幽默

不要随意拿以下的事情当谈资:你的论文很难搞,你那个“很衰”导师都不教些你想知道的东西,或者是你论文没发表成功。

这不是在评价你的教授

没有教授想听你评价他们的学术科研表现,所以把你的意见留到以后的访学探讨交流中,你可以滔滔不绝地表达出你对老师的看法。

拼写错误要避免

所以每次都要使用拼写检查,并校对你的邮件两遍。

最后的签名很重要

每封邮件最后都要感谢教授抽出时间来帮助你,并以“Best Wishes、Regards、Sincerely”来结尾。(或者其他相关的正式语,但是要用友好的语气。)然后签上你的全名,而不是什么昵称,就像Ry-Ry 或者 Biff。

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你的教授不想听你讲的人生哲学

在你的邮件最后不要说什么你引用的宗教或者政治观点。你永远不知道这些会不会冒犯你的教授。

不要太过殷勤

在邮件中表现出礼貌和友好很重要,但是要适度,不要搞得像是在阿谀奉承。

那么,怎么才能保证教授阅读申请邮件并且给予认可呢?以下几点都是需要格外注意的部分:

一、提前准备,仔细规划

首先就是要了解未来导师的背景,包括临床和科研活动,还有最近他正在进行的课题什么的,最实用的办法就是去看publication中的submitted或者是to appear的论文,能的话就下载下来仔细读。

二、目的明确,表达清晰

在邮件中,明确表达出来自己的愿望、自身经历、背景,还要附带个人的简历和申请表,请求给予回复等。和导师的交流一定要大方、确定并且有礼貌,在表达上力图简洁明了。也可以提及一下导师信息的来源,比如说是通过朋友介绍或者是在某次的国际会议或是某篇英文文章中得知导师的信息。还有,在写申请信的时候,一定要清楚表达出为什么自己想要申请这个教授的进修,教授的临床或者是科研项目为什么适合自己,自己掌握有哪些技术、有哪些临床成绩或是科研成果,这些在哪些方面可以帮助导师,未来能提供哪些有前景的设想。

三、凸显自己优势

近年出国留学、进修的人呈现越来越多的趋势,很多导师都能收到大量的申请信,如何在众多申请人中脱颖而出?

答案很简单,充分展现自己的优势。站在对方的角度上思考,明确我们能为对方做什么,为他们的项目研究提供什么帮助,能带来哪些技术、资源。出国不仅仅是简单的“镀金”、拿证书,而是通过交流学习,互通有无,各取所长,资源共享,这才是国外导师想要的交流合作。

四、邮件书写措辞优美,表达流畅

国外教授们大部分都是有大学副教授以上的职称,多年从事专业上的教学和研究,每位导师都是饱学之士,写作功底深厚。一封内容翔实,文笔流畅,语句优美的申请信,往往会给导师第一印象加分,良好的印象就是进一步沟通的前提。

五、撰写好的套磁信

如果能收到导师的回复,那恭喜你,有了进一步沟通的可能,一定要认真琢磨导师的要求,尤其是导师的研究方向和研究课题,表达出对相关领域的浓厚兴趣和未来可能探讨的问题,态度一定要坦诚。申请人在准备访问学者的申请信时,也可以参考申请信模板,但是不能照抄。要注意用词,把握句和句子之间的逻辑联系,灵活运用连接词,增加从句、点睛词的使用,让文章更显正式。

每个小伙伴的背景不一样,每个导师的研究方向和喜欢也不甚相同,最专业的人做专业的事情,如果有想法、有需要,就来联系我们,希望通过我们的协作,帮您完成最合适的访学。

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